Kurumsal E-Posta’da Alias ve Secondary Domain Kullanımı

Google Workspace (eski adıyla G Suite), kurumsal e-posta altyapısı için en güvenilir çözümlerden biridir. Ancak birçok şirketin merak ettiği konuların başında alias kullanıcı (alias user), alias domain (takma alan adı) ve secondary domain (ikincil alan adı) kullanımı ile bunların ücretlendirme ve lisans durumları geliyor. Bu yazıda tüm detaylara değineceğiz.

Yazımızda konuyu Google Workspace özelinde ele aldık ama Proton, Yandex vb kurumsal e-posta sağlayıcıları da benzer özellikleri sunmaktadırlar.

Alias User(Kullanıcı) Nedir?

Alias User, tek bir kullanıcıya birden fazla e-posta adresi tanımlamayı ifade eder.

Örnek:

• Asıl adres: ahmet@firmanız.com
• Alias adresler: sales@firmanız.com, support@firmanız.com

👉 Tüm bu adreslere gelen e-postalar aynı inbox’a (gelen kutusu) düşer. Kullanıcı da isterse alias adreslerinden mail gönderebilir (“Send as – Şununla Gönder” özelliği ile).

Ücretlendirme Durumu

• Ekstra lisans gerekmez, tamamen ücretsizdir.

Avantajları

• Özellikle küçük ekipler için iş yükünü bölmeden farklı departman ya da görev adreslerini yönetme imkânı.
• Tek bir kullanıcı hesabıyla birden fazla rol üstlenme esnekliği.

Kimler İçin Uygun?

• Küçük işletmeler: Örn. bir şirket, “info@”, “sales@”, “support@” adreslerini tek kullanıcıya alias olarak tanımlayabilir.
• Startuplar: Büyüme aşamasında kullanıcı sayısını artırmadan kurumsal görünümlü e-posta adresleri kullanabilir.

Alias Domain (Takma Alan Adı) Nedir?

Alias domain, şirketinizin farklı alan adlarını tek bir Google Workspace hesabı üzerinden kullanabilmesini sağlar.

Bir kişinin [email protected] ile daha resmi yazışmalar için firma.com alan adından yazışma yaptığı bir durumda, aynı gelen kutusu(inbox) kullanarak [email protected] ile marka.com alan adını da kullanabilmesini sağlar.

Webmail ile kullanıldığında gönderen adres istenildiği gibi seçilebilir. Outlook vb kullanımlarda her bir alan adı için aynı şifre ile ayrı kurulum gerekir. Yani [email protected] ve [email protected]’u ayrı hesaplar olarak Outlook vb programlara kurup hangisi ile göndermek isterseniz onu kullanırsınız. Gelen mesajlar ikisine de gelir.

Örneğin:

• Asıl domaininiz firma.com olsun.
• Ek olarak firmanin-markasi-1.com ve firmanin-markasi-2.com alan adlarını da işletmenizin kullanımına sunabilirsiniz.
• Böylece [email protected] adresi aynı zamanda firmanin-markasi-1.com ve firmanin-markasi-2.com üzerinden de çalışır.

Avantajları:

• Farklı domainlere sahip olsanız bile tek kullanıcı lisansı üzerinden işlem yaparsınız.
• Marka bütünlüğü sağlar (farklı alan adlarınızdan gelen e-postaları tek panelde yönetebilirsiniz).
• Ek lisans maliyeti yoktur.

Kullanım Senaryosu:

• Global çalışan bir şirketin farklı ülke domainleri vardır: firma.de, firma.fr, firma.com.tr.
• Tek kullanıcı hesabı tüm bu domainlerle aynı inbox’da mesajlarını görecek şekilde kullanılabilir.

Secondary Domain (İkincil Alan Adı) Nedir?

Secondary domain, alias domain’den farklıdır. Burada tamamen ayrı kullanıcılar yaratabilirsiniz. Ayrı bir e-posta yapılanmasını aynı panelden yönetmek istediğinizde işlevseldir.

Örneğin:

• Ana domaininiz firma.com.
• Yeni bir iş birimi veya marka için marka.com.tr domainini eklediniz.
• [email protected] ve ayş[email protected] farklı hesaplar olarak çalışır.

Ücretlendirme Durumu:

• Secondary domain eklemek ücretsizdir.
• Ancak bu domain üzerinde yeni kullanıcı oluşturduğunuzda her kullanıcı için lisans gerekir ve ücret ödemeniz gerekeektir. Yani aylık olarak her ek kullanıcı için belirlenen ücretleri ödersiniz.

Avantajları:

• Farklı şirket markalarını aynı Google Workspace organizasyonu altında yönetebilirsiniz.
• Tek admin konsolu üzerinden güvenlik, kullanıcı ve e-posta politikalarını merkezi olarak kontrol edebilirsiniz.

Kullanım Senaryosu:

• Bir holding, farklı markaları için ayrı domainler kullanıyor: sirket1.com, sirket2.com.
• Hepsi tek Workspace yönetimi altında ama ayrı kullanıcı hesaplarıyla yönetiliyor.

En Çok Merak Edilen Sorular

Şirketler İçin Avantajları Nelerdir?

• Küçük işletmeler: Ek lisans maliyetine girmeden müşteri iletişim adreslerini alias olarak kullanabilir.
• Kurumsal şirketler: Marka bütünlüğünü sağlamak için alias domain tercih edebilir.
• Holdingler / Grup şirketleri: Secondary domain kullanarak farklı iş birimlerini tek panelden yönetebilir.
• Global firmalar: Farklı ülkelerdeki domainleri alias domain olarak ekleyip, tek hesap üzerinden yönetim kolaylığı sağlar.

Sonuç

Google Workspace’in sunduğu Alias User, Alias Domain ve Secondary Domain özellikleri, şirketlerin ihtiyaçlarına göre esnek çözümler sunar. Doğru senaryoda doğru kullanım; hem maliyet avantajı sağlar hem de kurumsal iletişimi kolaylaştırır. Kurumsal E-Posta planlaması bir işletme için son derece kritik planlamalar gerektirir, firmanızın ve markanızın gelecek planlarını değerlendirip en doğru yapılandırmayı standart bir e-posta servisi yerine ancak kurumsal e-posta çözümleri ile sağlayabilirsiniz

👉 Eğer işletmeniz için hangi çözümün uygun olduğundan emin değilseniz, bizimle iletişime geçip kurumsal e-posta danışmanlığı alabilirsiniz. Yapıyı birlikte planlar ve sizin için en doğru servisin kurulumunu gerçekleştiririz.

Media Felix / Tech Lab / Türkiye