Kurumsal Mail Nedir ?

Kurumsal Mail hakkında tüm merak ettikleriniz bu yazıda. 4 Madde’de işletmeniz için kurumsal mail konusunu anlayın ve harekete geçin.

Standart e-mail hizmeti nedir ?

Standart e-mail hizmeti satın almış olduğunuz web hosting hizmeti beraberinde gelen ve aynı sunucuda başka hizmetlerin de (web, http) verildiği bir e-mail hizmetidir. Yetenekleri ve kapasitesi sınırlı bir hizmettir.

Web Hosting ve Standart e-Mail

Bir web sitesinin yayını için öncelikle ona kısa yoldan ulaşımı sağlayan bir alan adına(domain name), sonrasında ise tüm dünyaya sunulacağı yani yayın yapacağı bir sunucuya(server) ihtiyaç vardır. Web siteleri yada e-mail alt yapısı için kendilerine özel sunucu kiralamamış, satın almamış bir çok küçük ve orta ölçekli işletme, e-mail alt yapısını web hosting(web barındırma) adı ile satın almış olur.

Yani internete sürekli bağlı paylaşımlı sunucu(shared server) denilen bir bilgisayarı, web sitenizi yayınlamak ve dış dünya ile e-mail alışverişi yapmak için kullanırsınız. Çoğunlukla bu hizmetleri aynı sunucuda bulunan diğer kişisel ya da kurumsal hesaplar ile paylaşırsınız. Aynı sunucuda sizden başka bir çok firma ya da kişi bu hizmetlerden yararlanabilir. İşte bu bir standart e-mail hizmetidir.

Kurumsal E-Posta Nedir ?

Yukarıda bahsettiğimiz , web hosting hizmeti ile birlikte gelen standart e-mail hizmetini kullanmak yerine isterseniz daha geniş seçenekler sunan kurumsal mail hizmetleri de kullanabilirsiniz. Web hizmeti sağlayan sunucu ve alan adınızda yapılabilen bazı teknik ayarlar ile e-mail hizmetlerinizi sadece e-mail hizmeti için ayrılmış sunuculara devredebilirsiniz. Bu noktadan sonra artık e-mail hizmetiniz web hosting hizmeti aldığınız sunucudan çıkar ve kurumsal mail hizmeti için tasarlanmış sunuculara devredilmiş olur. Geçiş sonrasında yine [email protected] şeklinde hesaplarınızı kullanmaya devam edersiniz. Aslında e-mail teknoloji alt yapısını kurumsal e-posta hizmeti sağlayan Google, yandex vb yerlerden sağlamış olursunuz.

Sonuçta web yayınınız , satın aldığınız web hosting hizmeti ile yapılırken, e-mail haberleşmeniz hizmet aldığınız kurumsal e-posta sunucuları tarafından sağlanır.

Kurumsal E-Mail’de Seçeneklerimiz Nelerdir ?

Eğer @firmaalanadınız.com uzantılı e-mail hesabınız ile haberleşme sağlamak istiyorsanız bir e-mail hizmeti kullanmak zorundasınız. Bunun için

1. En pahalı çözüm e-mail hizmetiniz için sadece size ait bir sunucu devreye sokmaktır.
2. En ucuz çözüm web hosting(barındırma) ile birlikte gelen başkalarıyla paylaştığınız standart e-mail hizmetidir.
3. En pratik ve sorunsuz çözüm ise kurumsal e-mail hizmeti veren Google, Titan, Proton Mail, Yandex vb gibi global firmaların kurumsal e-mail hizmetlerini kullanmaktır.
4. Yerli ve KVKK uyumlu kurumsal e-posta hizmetleri de Türkiye lokasyonlu işletmeler için düşünülmelidir.

1. En Pahalı Çözüm; Size Ait Mail Sunucusu

Size özel bir ortamda eğer yüzlerce, binlerce e-mail hesabını, kendi güvenlik, anti-spam, şifreleme vb gibi amaçlarla firma bünyesinde planlama hedefiniz yoksa en pahalı çözüm olan kendinize ait mail sunucusuna ihtiyaç duymayabilirsiniz.

2. En Ucuz Çözüm; Standart E-Mail

En ucuz çözüm olan web hosting hizmeti ile gelen e-mail hizmeti her firma için yeterli olamayacaktır. Üstelik paylaşımlı bir sunucuda bulunduğunuz için e-mail kota sınırınız vardır. Bu kota sınırı da yaygın olarak 250 ya da 500 mb’dır. Bunun yanısıra sunucuda bulunan herkesin hizmetten adil yararlanabilmesi için başka sınırlamalar da bulunur. Ayrıca bu sunucular mail hizmeti dışında başka hizmetler de sunarlar, bu durumda e-mail hizmetinde aksaklıkların yaşanması ihtimali daha yüksektir. Standart web hosting hizmetinde web hizmetleri ile e-mail hizmetlerini aynı sunucuda bir çok başka hesap ve firma ile paylaşırsınız. Ayrıca paylaşımlı sunucuların(shared server) mobil uygulama destekleri yoktur, webmail arayüzleri çok yetenekli olmayabilir. Kısaca web hosting hizmetine bağlı e-mail alt yapısı kurumsal bir çözüm değildir. İşinize küçük adımlar ile başlarken düşünülebilir ama daha kurumsal düşünmeniz gereken zaman eninde sonunda gelecektir. Evet belli düzeyde işinizi görür, ucuzdur ama dijital haberleşmenizde aksaklık olmadan çözüm sunmakta standart e-mail hizmetleri yetersiz kalacaktır.

3. En Pratik ve Sorunsuz Çözüm; Kurumsal Mail

Biz en pratik ve sorunsuz çözüm olarak tanımladığımız Google, Proton, Yandex gibi kurumsal e-posta hizmetlerini öneriyoruz. Özellikle bu global firmalar e-mail için tüm dünyaya hizmet veren güçlü bir alt yapı ve ağ kurgulamışlardır. E-Mail alt yapısı dışında bulut tabanlı döküman merkezi gibi yeni ihtiyaçları da kapsayan çözümler de sunmaktadırlar. Google ve Yandex Kurumsal E-Mail ile çalıştığınızda bir web hosting firması ya da teknik ekibin ötesinde muhataplar ve çözüm ortaklarını devreye sokmuş oluyorsunuz. Google ve Yandex’in dijital alt yapılarını sanırım detaylıca burada anlatmaya gerek yok , zaten bir çok hizmetleri ile karşımıza çıkan bu firmaların en temel hizmetlerden olan e-mail alt yapısı ile ilgili sundukları çözümler oldukça üst seviyede. Ayrıca teknik döküman ve yönetim araçları açısından da son derece zengin kaynakları var.

4. Yerli ve KVKK Uyumlu E-Mail Çözümleri

Bu global firmaları övdüğümüz noktada özellikle son zamanlarda çözüm olarak sunulan ve hatırı sayılır etkiye sahip diğer kurumsal e-mail hizmetlerini de atlamayalım. Web hosting hizmetine ek olarak ayrıca satın alınan kurumsal mail hizmeti de e-mail alt yapınız için bir çözüm olabilir. Bu da son zamanlarda oldukça yaygındır. Web Hosting hizmetine entegre gelen e-mail hizmetinden daha geniş imkanlarıyla kota sınırlarını yükseltip daha stabil , az sorunlu bir e-mail hizmetine kurumsal mail adı altında sahip olabilirsiniz. Web mail arayüzleri de daha kullanışlıdır. Bu seçenek de aylık ödeme modelleriyle değerlendirilebilecek diğer bir seçenektir. Bu hizmeti son dönemde Türkiye’de bir çok firma üstelik web hosting hizmetinden bağımsız olarak da vermektedir.

Özellikle Kişisel Verileri Koruma Kanunu‘na bakıldığında Google ve Yandex gibi yurt dışında bulunan hizmet sağlayanların çözümleri, ilgili resmi kurum tarafından uygun görülmemektedir. Bu konuyla ilgili bazı kararlar kurumun web sitesinden incelenebilir. Dolayısıyla resmi kurumlar ve Türkiye Cumhuriyeti’ne kayıtlı firmalar kanuna uygun bir e-posta alt yapısı için sunucuları Türkiye’de bulunan kurumsal e-posta hizmeti almak zorundadırlar.

E-Mail Zaten Web Sitemizin Özelliği Değil mi ? Kurumsal Mail Nereden Çıktı ?

E-Mail, yukarıda da bahsettiğimiz gibi web sitesinin bir özelliği değildir. Alınan web hosting(barındırma) ile birlikte size sağlanan temel bir hizmettir ve sınırları vardır. Yetmez ise e-mail haberleşmesi için bir kurum ve firma olarak ek hizmetler satın almanız gerekebilir.

E-Mail hizmetleri şu an bazı firmalarda web hosting hizmeti ile beraber satılmıyor. Yani bırakın web sitenizin özelliği olmasını, web hosting ile birlikte de gelmiyor. Ayrıca kurumsal posta adı altında e-mail hizmeti satın almanız gerekebiliyor. İlerleyen zamanda e-posta , standart e-posta hizmetinden kurumsal olana tamamen dönüşecek ve ayrı bir hizmet olarak sunulacak. Şu an gelişmeler bunu gösteriyor.

Kurumsal Mail Hizmetinde Muhatap Kimdir ? Alt Yapıya Geçiş ve Kurulumu Kimler Yapar ?

Yandex Kurumsal Mail hizmetinde muhatabınız Yandex firmasıdır. Google Workspace hizmetinde ise muhatabınız Google firmasıdır.

Kurulumu, e-posta hesaplarının açılması, eski e-posta hizmetinizden taşınması gibi konularda yeterli bilgiye sahip değilseniz dijital ajansınızdan, web tasarımcınızdan ya da teknik bir ekipten bu destekleri ücretli olarak alabilirsiniz. İşte kurulumu konusunda bir teknik ekip ile anlaştıysanız, sadece kurulumun doğru yapılmasından bu ekip sorumludur. Ama sonrasında Google Workspace ve Yandex Kurumsal Mail hizmetlerinin sağlıklı devamından yine Yandex ve Google sorumludur, kurulumu yapan teknik ekip değil.

Kurumsal Mail Hizmetimizi Kim Yönetecek?

Eğer herhangi bir kurumsal mail alt yapısını kullanmayı bilmiyorsanız, kullanıcı açma, kapatma, şifre değiştirme, takımlar ve gruplar oluşturma vb işlemlerde bunları yapmasını firmanız dışında bir teknik ekipten istiyorsanız bu sürekli profesyonel bir hizmet almanız gerektiği anlamına gelir. Evet DNS, DKIM vb gibi size fazlaca detay gelen teknik konuları bilemeyebilirsiniz. Ama kurumsal mail hizmetinin yürütmesini yapmak istemiyorsanız bir teknik ekiple yürütme ve yönetim için hizmet sözleşmesi yapmalısınız. İşte bu durumda teknik ekip, anlaşmanıza göre destek, sorun çözme ve yürütmeden sorumlu olur. Yani Google ve Yandex ile aranızdaki sürecin yönetimini de yapabilir.

Dijital hizmetlerde sorumluluk, sahiplik ve muhatap konusu özellikle bu hizmetleri profesyonel kapsamda düşünemeyen bir çok firma için sorunlara açıktır. Bu konu ilerde ayrı bir yazı ile kapsamlı bir şekilde ele alınacak kadar önemli olduğu için biz konumuzla devam edelim.

Kurumsal Mail’e Geçiş ve Kurulum İşlemleri

Kurumsal Mail alt yapısına geçiş oldukça teknik bir işlemdir. Bazı DNS ayarları ve Yandex ve Google tarafında ek bazı ayarların yapılmasını gerektirir. Eğer daha önce aktif olarak kullandığınız bir e-mail haberleşmeniz ve buna bağlı hesaplar yoksa işlem daha kolay olabilir. Aksi halde işiniz daha zordur ve iyi bir plan gerekir. Kurulum sırasında bizce dikkat edilmesi gereken noktalar ve bizim gerçekleştirdiğimiz teknik akış şu şekildedir.

• Firma tarafında aktif bir haberleşme varsa, geçiş sırasında kesinti olacağı için uygun zamanın planlanması
• Kurumsal Mail kurulumu sırasında sunucu değişikliği olacaksa, iki ayrı sunucu için gerekli ayar ve planların yapılması
• Hizmet veren tarafında alan adı sahipliğinin doğrulanması
• DNS ayarları; MX kayıtları ve SPF kayıtlarının değiştirilmesi, DKIM ve DMARC Ayarlarının yapılması
• Hesapların açılması
• Eğer eski alt yapıda kullanılan hesaplar ve email içerikleri varsa hesapların açılıp, içeriklerin(e-postaların) taşınması
• Bilgisayarlarda hesap kurulumları yapılacaksa, firma ve kurum alışkanlıklarına göre IMAP ve POP3 protokollerine karar verilmesi
• Açılan hesaplara bağlı olarak firma tarafındaki bilgisayarlarda, Outlook vb program ayarlarının kontrollerinin sağlanması
• Varsa işletme içi temel grupların açılması ve üye hesapların bağlanması
• Gerekli durumlarda eş e-mail hesaplarının ilgili hesaplara atanması
• Yönetici(admin) hesabının tanımlanması
• Firma tarafında Outlook vb programlarda gerekli ise sıfırdan hesap kurulumlarının yapılması
• Kurulum sonrası DNS kontrolleri
• Kurulum sonrası testlerin yapılması
• Firmaya yönetim devrinin yapılması

E-Mail Haberleşmesi Önemlidir

Sonuç olarak E-Mail haberleşmesi bir firma için son derece önemlidir. Bugün çok sayıda email hesabı olan firmalar var. Teklifler, faturalar, ödeme bildirimleri, dekontlar, toplantılar, iş ve süreç takibi, hatırlatmalar vb bir çok iş e-mail üzerinden yürütülüyor. Artık öyle bir zamandayız ki bir kaç saatlik bir kesinti bizleri fazlasıyla sarsabiliyor. O sebeple sizin de aklınıza gelmiş olacak bazı konuları aktarmak istedik.

Umarız yazımız ile e-mail ve kurumsal e-mail hakkında faydalı bilgiler ve sahiplik ve muhataplık konusunda da farkındalık sağlayabilmişizdir. E-Mail’in dünyası ile ilgili söyleyeceklerimiz şimdilik bu kadar, başka bir yazıda görüşmek üzere. Sorunuz olursa yorum ile iletebilir, kurumsal e-mail hizmetleri konusunda teknik destek hizmeti almak isterseniz de bize ulaşabilirsiniz.

Media Felix / Tech Lab / Türkiye