Günümüzde bir çok firma için ciddi öneme sahip dijital varlıklar arasında yer alan internet mülklerine bakışı ve sorumluluk kavramını değerlendiriyoruz. İnternet mülklerimizin sahibi ve sorumluları kimdir ? Yönetim, sahiplik ve sorumluluk nasıl anlaşılmalıdır ? Web sitemizden, web sitemizin yayınından ve e-mail hesaplarımızdan kimler sorumludur ?
Mülkleriniz ve Sorumluluk Özeti
- web sitesi ilk tasarımınızdan; web tasarımınızı yapan ekip,
- web sitesi güncellemesinden; güncelleme için anlaştığınız ekip ya da siz,
- web sitesi bakımından; bakım için anlaştığınız ekip ya da siz,
- web sitenizin yayınından; web hosting(barındırma) firmanız,
- e-mail kurulumlarınızdan; siz ya da teknik ekibiniz,
- web hosting ile gelen standart e-mail hizmeti kullanıyorsanız, e-mail hizmet devamından; yine web hosting firmanız,
- Google Workspace ya da Yandex Kurumsal Mail Hizmeti kullanıyorsanız hizmet devamından Google ve Yandex,
- bütün bu ortamlarda eğer sözleşmeniz varsa dijital teknik ekip sadece belli şartlar ve kapsamda yürütmeden ve teknik destekten sorumludur.
Web Sitemizin Sahibi Kimdir ?
Bir web sitesi ilgili kişi ya da kurumun dijital mülküdür. Sahibi de o kişi ya da kurumdur. Peki web sitemize işletmemize gösterdiğimiz özeni gösteriyor muyuz ?
Ülkemizde çoklukla bilgisayarın düğmesine basıp açan kişi bilgisayarla yapılan her işten sorumlu diye düşünülür ve böyle davranılır. Ya da alınan herhangi bir dijital hizmet sonrası her türlü dijital olay bu hizmete bağlanır. Evet anlaşılması zor teknolojik ve dijital konularda anlamayan için oldukça kolay ve rahatlatıcı bu davranış ciddi risk ve sorunlara açıktır. Web sitesini yapan her şeyden sorumludur ya da tüm internet dijital işlerinden sorumludur, üstelik sınırsız süresiz sorumludur şeklindeki bir düşünce de sıkça düşülen hatalardan biridir. Dijital hizmetler çok katmanlı ve çok modüllü işler içerir ve her birinin sorumlusu başka kişiler ya da firmalar olabilir. Web tasarımını yapan firma, hatta web hosting hizmeti aldığınız firma belirli şartlar ve yükümlülükler ile hizmet verirler.
Dijital varlıklarımızın neler olduğunu bilmeli, bunları birbirinden ayırmalı ve sorumlularının hangi şartlarda kimler olduğunu iyi anlamalıyız. Böylelikle hem teknik destek masraflarını daha iyi kontrol eder hem de olası dijital varlık kayıplarının önüne geçmiş oluruz. Firmalar için dijital varlıkların listesini ve detaylı anlatımını başka bir yazıda ele alacağız. Burada sıkça yaşanan yanlış anlama ve hatalı yaklaşımlar üzerinden sorumluluk kavramına bakacağız.
Web Sitenizin Sorumluluğu Kime Aittir ?
Web sitenizin her türlü sorumluluğu size aittir. Üstelik son dönemlerde bir çok konuda internet mülklerini kapsayan yasalar çıkmıştır. Yasal sorumluluklar da web mülkünün sahibine aittir. Avrupa’da GPDR ve Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işletmeleri ilgilendiren sorumluluklar söz konusudur. İnternet mülklerinizin hukuki sorumluluklarını başka bir yazıya bırakıp yürütme ve yönetim sorumluluklarından bahsetmeye devam edelim.
Web Tasarımı Yapıldı. Bakım ve Güncellemesini Kim Yapacak?
Web sitesi hizmetleri , dijital bir hizmet olarak kendi içinde çok katmanlı bir hizmettir. Web sitesi tasarımı , teknik güncellemesi, içerik güncellemesi, web sitesi bakımı, web sitesi yedekleme birbirinden ayrı hizmetlerdir. Tasarım hizmeti diğer hizmetleri kapsamayacaktır. Web sitesi tasarımını hizmet olarak satın aldığınızda devam hizmetleri ek maliyetler ile karşınıza çıkabilecek hizmetlerdir. Sorumluluk da bu duruma göre değerlendirilmelidir.
Web tasarımı hizmeti; plan, tasarım ve inşa aşamaları ile bir web sitesinin sadece tasarım hizmetini ifade eder. Tasarımı için anlaştığınız muhatap anlaştığınız şartlar ile web tasarımını yapmak ve web sitenizi size düzgün çalışır şekilde teslim etmekle sorumlu olur, güncelleme ve bakım hizmetlerinden sorumlu değildir. Eğer güncelleme, bakım vb konularda talepleriniz varsa bunun için ayrı bir hizmet alımı yapmanız gerekecektir. Web siteniz ilerleyen günlerde mutlaka teknik ve içerik güncellemesi gerektirecektir, değişen internet şartlarına göre bakım ve işleyiş kontrolleri gerekecektir. Akıllı telefonlarda bulunan bir çok uygulama gibi web siteleri de bakıma ve güncellemeye ihtiyaç duyarlar.
Web tasarım hizmetleri hiç bir zaman bahsedilen bu devam hizmetlerini sınırsız ve süresiz olarak kapsayamaz. İlk tasarım hizmetinin alımını yaptığınız dijital ajansınız ile diğer devam hizmetlerinin şartları ve kapsamları konusunda birbirinizi anladığınızdan emin olmalısınız. Web sitesi ile ilgili yukarıdaki hizmet kalemlerinin hepsi için tek bir dijital ajans ile anlaşmak da iyi bir yöntemdir. Bu şekilde sisteminizi iyi bilen bir ekipten devam hizmetlerini daha hızlı ve hesaplı çözebilirsiniz.
Sonuç olarak web tasarımında düşünmeniz gereken tek şey tasarım aşaması değildir. Web siteniz yayınlandıktan sonra ihtiyaç duyacağınız içerik güncellemesi, mimari güncelleme, teknik bakım ve yedekleme işleri için de bütçe planı ve strateji belirlemelisiniz.
E-Mail Alt Yapınızın Sorumlusu Kimdir ?
Önemli internet ihtiyaçlarının başında gelen e-mail hizmetleri konusunda da fazlasıyla karmaşa söz konusudur. Doğası gereği de oldukça teknik bu hizmet özellikle bilişim ekibi olmayan işletmeler için ciddi sorun olmaya açıktır. İşletmelerin web tasarımı ile birlikte gelişen süreçte ortaya çıkan e-mail hizmetleri son derece kritik bir dijital hizmettir. Peki bu çok önemli dijital varlığınızı kim yönetiyor, kurulum ve yürütmesi konusunda planlamanız var mı? Yoksa web siteniz ile birlikte gelen sıradan bir hizmet olarak mı düşünüyorsunuz?
E-Mail Hesaplarınızı Kim Kuracak?
E-mail hesaplarının işletmenizde ilk ya da format sonrası kurulum sorumluluğu tamamen size aittir. Çoklukla e-mail hesabını outlook’a kurmayı temel bir bilgi olarak düşünmeyiz. Biraz karmaşık gelen bu işlem aslında temel office bilgisidir ve bunu öğrenmek son derece kolaydır. Kurulum bilgisi size vakit kazandıran, iş kaybından koruyan bir bilgidir.
Dijital ajansınızın, web hosting firmasının, web sitesi yapan firmanın sizin için e-mail açma, hatta bunları bilgisayarlarınıza kurma sorumlulukları yoktur. Kurulum sırasında ihtiyaç duyacağınız yardım içeriklerini (yazı, görsel, video) talep edebilirsiniz. Ama yine de karmaşık geldiği için kurulum işlemleri ile uğraşmak istemiyorsanız bu durumda e-mail kurulum hizmetini ayrıca temin etmeniz gerekecektir.
E-Mail Alt Yapınızın Yürütme ve Yönetim Sorumluluğu
E-mail hizmetiniz size satın aldığınız web hosting hizmeti ile gelmiş olabilir. Bu durumda e-mail hizmetinin çalışmasından web barındırma(hosting) firması sorumludur, kurulum ve yönetiminden ise siz sorumlu olursunuz.
Eğer e-mail hizmetiniz Google Workspace ya da Yandex Kurumsal gibi hizmetler kapsamında kurumsal e-mail olarak sunuluyor ise bu durumda hizmetin devamından Google ve Yandex sorumludur. Yürütme ve yönetim sorumluluğu da size aittir. Kurumsal e-posta ile ilgili detaylı bir yazımız var, lütfen göz atınız.
E-Mail Kullanmayı Biliyor musunuz?
E-Mail hesaplarınızın doğru bir şekilde kullanımından siz ve işletmeniz sorumludur. E-mail gönderme ve alma işlemi global bir işlemdir, bilgisayarda ilgili programın gönder al düğmesinin ötesinde dünya üzerinde belirli yazışma ve eylem kuralları ile yönetilir ve denetlenir. E-posta kullanımı ile ilgili bilgi eksikliği aslında yaşanan bir çok gönder al sorununun temel sebebidir. İşletmenizde e-posta hesabı olan kullanıcıların bunların nasıl kullanılacağı ile ilgili bilgi sahibi olduğundan emin olmalısınız. Sadece bir kişi ve bir hesap tüm e-mail haberleşmenizi etkileyecek hatalar yapabilir. Başkaları ile paylaştığınız bu hizmetlerde kanunlar ve satın aldığınız firmaların politikalarına aykırı hareket etmemeye özen göstermelisiniz.
Kullanıcı bilgi eksikliği ve hataları dolayısıyla ortaya çıkan sorunlardan da işletmeniz sorumlu olur. Üstelik yanlış kullanım dolayısıyla web hosting hizmetinize son verilip web sitenizin yayını da sonlanabilir.
Ayrıca Bakınız:
E-Mail Çalışmıyorsa Sorumlusu Kimdir?
E-mail çalışmıyor şeklinde ifade edilen durum genellikle bilgi eksikliği dolayısıyla kullanıcı hataları, lokal bilgisayarlarda yaşanan program sorunları(outlook vb) ve internet bağlantı sorunlarından kaynaklıdır. Aslında size sağlanan e-mail hizmeti çalışıyordur ve sorun yüksek ihtimalle başka yerdedir. Karşılaştığımız çok şaşıracağınız geri dönüşler ile şuradaki yazımızda genelde sıkça yaşanan e-mail sorunlarına değinmeye çalıştık umarız sizin için faydalı olur.
E-Mail Şifremi Unuttum Sorumlusu Kimdir?
E-Mail hesaplarınızın şifre yönetim sorumluluğu size ve işletmenize aittir.
E-mailleriniz için bir şifre yönetimi politikanız da olmalıdır. Şifrelerinizi kim nasıl belirleyecek, unuttuğunuzda nereden nasıl değiştirilecek. Bunlar için firmanız içinde bir planınız var mı? Dijital ajansınız sizin şifrelerinizi bilmez ve bilmemelidir. Standart e-mail hizmetlerinde şifre değişiklikleri web hosting panelinden, Yandex ve G-Suite’de e-mail yönetim panelinden yönetici düzeyinde yapılabilir.
Şifrelerinizi unutursanız yönetim panellerinden ya da şifremi unuttum bağlantıları ile şifre yenileme hatırlatma işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
Firmanızda yönetim ve sahiplik düzeyinde bir yönetici hesabı ve bu hesabın e-mail alt yapınızda sorumlulukları olmalıdır. Kullanıcılarınız da e-mail alt yapınıza dair bilgilendirilmiş ve temel e-mail kullanımı bilgilerine sahip olmalıdırlar. Bunların ötesinde e-mail alt yapınız ile ilgili teknik destek ve yönetim işlemleri için bir sözleşme kapsamında kontrollü yönetim ve bakım desteği alabilirsiniz. Ama firma ve kullanıcı sorumluluklarını dijital ajans ve teknik ekipten bekleyemezsiniz.
Web Hosting Panelinden Kim Sorumludur ?
Web hosting yani web sitenizin barındırması size bir panel arayüzü sunabilir. Panel yönetimi, yeni email açma kapatma gibi temel işlemler sizin sorumluluğunuzdadır. Web sitenizin yayınını yapan sunucunun hizmetine devam etmesi web hosting firmasının sorumluluğundadır. Web hosting firması panelinizdeki sizi ilgilendiren işlemleri yapmakla sorumlu değildir.
Bu hizmet kapsamında size, e-mail hesaplarınızı açabileceğiniz(eğer standart e-mail kullanıyorsanız), hosting yönetimi yapabileceğiniz bir yönetim paneli sunulur. Bu panel üzerinden
- Yeni e-mail hesapları açabilir, yönlendirmeler tanımlayabilir, kullanmadıklarınızı silebilir, şifre değiştirebilir, kotalarını yönetebilirsiniz.
- Web sitenizin dosyaları içinde gezinebilir, tıpkı bilgisayardaki gibi bir çok kopya, silme değiştirme, yükleme işlemleri yapabilirsiniz.
- Veritabanlarını yönetebilir, yedeklerini alabilir, yeniden yükleme işlemlerini yapabilirsiniz.
- Bunun dışında hosting paneli arayüzünden bu yazıda bahsetmeye gerek duymadığımız onlarca işlemi yönetebilirsiniz.
İşte bu panelin yönetimi ve burada yapılacak işlemlere yetkinlinlik tıpkı bilgisayarınızı kullanabilmeniz için gereken bilgiler gibi tamamen sizin sorumluluğunuzdadır. Hizmet aldığınız firma web yayını ve e-mail haberleşme alt yapısının sadece doğru çalışmasından sorumludur.
Ne Yapmalıyız ?
Firma İçi Dijital Mülk Eğitimleri
Dijital varlıklarınız, internet mülkleriniz hakkında çalışanlarınızı bilgilendirmeli, işe alım sürecinde ilgili birim için düşündüğünüz kişinin gerekli bilişim seviyesini iyi belirlemeli, eğer ihtiyaç varsa firma geneli ya da kişi özelinde dış teknik masraflarınızı azaltacak eğitimleri almalı ve aldırmalısınız. Gerekiyorsa bunları düzenli olarak tekrarlamalısınız. Çok basit bir iki örnek verecek olursak şifresini kaybeden bir personelinizin şifremi unuttum bağlantısı ile şifre sıfırlayabilmesi, e-mailini bilgisayarına ya da mobil şirket cihazlarına kurabilmesi, webi ve interneti bilinçli kullanabilmesi işletmenize zaman ve hız kazandırır, dış teknik maliyetlerinizi kontrol edebilmenizi sağlar. Çok zor ve sorunlu durumlarda saat bazlı çalışan bir teknik ekipten destek alırsınız ve böylelikle gereksiz harcamalar yapmamış olursunuz.
Dış Teknik Destek Almalı mıyım?
Eğer firma içinde bir bilişim ekibiniz yoksa bu işler genelde bilgisayardan anlayan ve aslında işi yukarıdaki konuları anlamak olmayan kişilerin üstüne kalır. Fakat bu doğru bir yürütme modeli değildir. Sorunlara açıktır. Doğrusu, dışardan bir teknik destek ekibi ile anlaşmak ve ihtiyaç duyduğunuz destek ve yürütme kalemleri için bütçe ayırmaktır. Bu noktada eğer firma içi eğitiminizi de tamamlamış iseniz daha makul bütçeler ile internet varlıkları ve dijital varlıklarınızın yönetim ve yürütmesini devam ettirebilirsiniz.
Bilişim Departmanı
Bir ya da daha fazla kişiden oluşan bir bilişim departmanınız varsa, elbette firma içi eğitim yine gereklidir ve yapılmalıdır ki bu departmanın yürütmesi ve gerçekten değer konulara odaklanması mümkün olsun. Evet bir çok firma için bilişim sorununuzu böyle bir birim yapılanması çözecektir. Fakat bu birimin yürütmesini dışardan bir teknik destek ekibi ile kooperatif bir şekilde de planlayabilirsiniz. Bu kararlar tek başına ya da hep birlikte tamamen sizin firma içi yönetim ve yürütme esaslarınızla ilgilidir.
Ama şu bir gerçek ki dijital ve internet mülkleri sizindir ve bununla ilgili yürütme ve yönetimde destek gerekiyorsa bir bütçe kapsamında profesyonel destek alınmalıdır.
Peki Bitti mi?
Tabii ki hayır. İnternet varlıkları arasında web sitesi tasarımı ile başlayan ve sonradan en çok kafa karıştıran e-mail, web hosting, gibi konulardan bahsettik. Fakat internette varoluşunuz ile birlikte sosyal medya hesaplarınız, dijital platform üyelikleriniz, arama konsolu, analytics konsolu, youtube kanalınız vb gibi ortamların sahiplik ve sorumluluk durumlarını da düşünmeli, planlamalı ve iyi anlamalısınız.
Yukarıda ele aldığımız konular ile ilgili danışmak ve bir yol haritası belirlemek isterseniz ya da bu işlerden anlayan bir ekibe; eğitim, yürütme ve yönetim konularında ihtiyacınız varsa, size yardımcı olabiliriz.
Digital Lab / Media Felix
